¿Qué ocurre cuando tienes que comprar menaje para tu restaurante?

Hola! Quería hablaros de un tema para mí bastante importante, y este es el momento de previsión financiera y análisis de la compra que vamos a realizar cuándo trabajamos en la apertura de un nuevo restaurante o un hotel. No es tontería, y no es tan fácil cómo parece. Se trata del FF&E y el OS&E.

Básicamente sería lo siguiente:

FF&E: Furniture, Fixtures y Equipamiento. Para qué quede todo más claro, se trata de todo el mobiliario, equipamiento de gran tamaño y materiales necesarios para que ese concepto exista.

Y para mí la frase: materiales necesarios para qué ese concepto exista es realmente importante, ya que el FF&E suele generar bastante confusión y uno siempre tienen dudas sobre lo que incluimos y no en esta partida.

OS&E: Operating Supplies & Equipments. Es decir todo el equipamiento y demás suministros (pequeños), como vajilla, cristalería, mantelería, uniformidad y demás.

Una de las grandes áreas de mejora cuando abrimos un restaurante es no listar de manera esquemática y detallada las necesidades que tenemos en lo referente a materiales. Y para eso hay que pensar y mucho. También es necesario un poco de experiencia, porqué lo de por si acaso ya no funciona.

Pensemos en la siguiente situación; vamos a centrarnos en el OS&E, qué recordemos que es todo el equipamiento y demás suministros (pequeños), cómo vajilla, cristalería, mantelería y demás.

Restaurante X va a abrir en breve. Tiene decidido su concepto gastronómico, ha hecho algunos números y dentro de la normalidad le sale todo correcto, recuperación de inversión a x tiempo, ha hecho un prototipo de turnos de trabajo para visualizar la situación, está empezando con las obras etc. También ha hecho un pequeño listado de los materiales y demás menaje que necesita.

Primera pregunta: ¿Quién va a determinar el número de unidades de cada cosa qué necesitamos?

PUES TU BOLSILLO. Ni el mercado, ni tus previsiones, ni tu imaginación. Aspirar a compras de muchos € es contraproducente. Y mucho. ¿Porqué? Todo el material qué compres y vayas a tener en tu almacén es dinero quieto, es decir, un inmovilizado que ya te has gastado y que de momento no vas a usar y tiene un cierto peligro… estos materiales pueden romperse, envejecer o incluso desaparecer.

Una buena gestión de OS&E no debería sobrepasar NUNCA un 10% (hay excepciones, como todo en esta vida) de tu inversión inicial. Por ejemplo si vas a abrir un concepto Fast Casual en un local de 150m2 en Madrid, cuya inversión total incluidas las obras de acondicionamiento del local son 280.000€, no debes superar los 28.000€——LEY DE ORO. (Bueno, mi Ley de Oro). ¿Porqué? Por qué seguramente para empezar no tengas espacio para almacenar, segundo porque el pensar que la compra a volumen es mejor que la compra pequeña es un error, y tercero porqué vas a gastarte algo si seguramente aún no sepamos cómo va a funcionar.

Generalmente el mayor fallo es no hacer esa lista de lo que necesitamos, y no elaborar ese listado esquemático, como si de un programa de ordenador se tratara. Y es entonces cuando empezamos a comprar a lo loco y luego vienen los sustos. Y después, cuando ya hemos abierto no tenemos control sobre nada y empezamos a llamar a los proveedores a lo loco sin nombrar los artículos referenciados… vamos un caos en toda regla que lo único que genera son pasos totalmente ineficientes.

¿Cómo debería ser ese listado esquemático? A continuación os detallo un ejemplo. Fundamental. Porque al final deberíamos gestionarnos cómo si de la NASA se tratara. El listado esquemático nos servirá cómo inventario inicial y eso significa un mayor control del OS&E, un mayor control de tu dinero, y una buena gestión. Se puede elaborar un excel bien sencillo:

Segunda pregunta: ¿En qué nos fijamos a la hora de elegir los materiales? ¿Qué debemos tener en cuenta?

Para empezar necesitaremos conocimiento del medio. Es decir conocer materiales, marcas y reposiciones. Esto es obvio. Si lo hacemos con cualquier otra cosa en nuestras casas, ¿porqué no vamos a hacerlo con nuestros business?

¿A qué me refiero con materiales, marcas y reposiciones? Principalmente a conocer para poder comparar. Ya lo sabemos todos que beber un refresco en un vaso de Schott, Spiegelau etc es una maravilla, pero realmente mi negocio necesita esa calidad? Hay que conocer nuestro negocio, ir alineados con nuestra marca, ofrecer lo que busca el cliente y sobretodo entender qué tipo de operación tenemos.

Por ejemplo, un restaurante que da de comer a 400 personas cada día al mediodía y 400 más por la noche, os digo para empezar qué va a tener tal volumen de roturas que la cosa saldrá cara.

Las reposiciones también son importantes, y si resulta que mi proveedor va a tardar 6 meses en abastecerme de x material, o bien debemos buscar a otro proveedor o bien debemos cambiar de material. Y esto, que parece una tontería, está realmente conectado con la formación que le damos a nuestros equipos…..vamos a tener millones de cristalerías mezcladas lo que se traduce con un servicio inconsistente. Y esto, es lo peor que nos puede pasar.

Hay qué mirar al proveedor como un partner no como un proveedor. Con la vajilla pasa lo mismo. Hay que tener claro qué vajilla usamos para cada uno de nuestros platos.

Tercera pregunta: ¿Cómo trabajamos con el listado de OS&E diariamente?

Una vez el listado de OS&E está elaborado, entendiendo que hemos comparado materiales, pensado las unidades de cada una que necesitamos, hemos revisado con el chef o bien la persona responsable de la sala, se procede a la compra.

Ya tenemos el listado que será nuestra hoja de ruta. Y si queremos escalar el business sabremos para la siguiente apertura qué es lo qué necesitamos comprar. En el día a día se trabaja con ese listado como referencia para la compra y lo iremos comparando con las compras periódicas que vayamos haciendo.

Personalmente recomiendo hacer un inventario de material cada 3 meses, pero esto depende de la operación y del volumen de material que tengamos. De esta manera calculamos nuestro porcentaje de roturas que incluso para los siguientes años nos sirve para establecer protocolos y estrategias.

Cuarta (y última) pregunta: ¿Cuántas unidades de cada necesito?

Por ejemplo en el caso de la cristalería para agua siempre recomiendo 2,5-3 máximo por número de sillas del restaurante. Pero hay que tener en cuenta otras variables, como: ¿quién es tu equipo?, ¿quién es tu cliente?, ¿cuál es tu concepto?, el tiempo qué está tu cliente en la mesa (fundamental) etc.

Esto cambia si nos vamos al vino, a la cerveza, a los refrescos y a la comida. Lo importante es pensar en ello y establecer un PAR STOCK mínimo y máximo. Es decir nunca tener menos de x material y nunca tener x de más.

Pero hay algo que nunca falla. Si dudas pregúntale a tu proveedor, ellos son los que ven restaurantes todos los días y están acostumbrados a los pedidos.

Espero que os ayude!!

Blanca Facundo, Manageat